Caisses

Objectif

Une caisse est un point d'encaissement de l'entreprise : la caisse d'un point de vente, un coffre, un compte de passage. Chaque caisse porte un code, une désignation, la liste des modes de paiement qu'elle accepte, et un état qui indique si elle est en service.

Les caisses déclarées ici alimentent ensuite les écrans de trésorerie : c'est la caisse que l'on désigne au moment d'encaisser un client ou de régler un fournisseur.

Deux écrans, les mêmes fiches

Ce module fait partie des Données techniques, où l'on déclare les caisses. Le chapitre Gestion financière comporte lui aussi un écran Caisses, qui exploite les mêmes fiches du point de vue de la trésorerie.

Qui peut accéder à ce module ?

Le module est visible pour les comptes disposant du droit Données techniques, et pour tous les comptes marqués comme administrateurs.

Accès

• Menu : Données techniques → Caisses
• Adresse : /caisses
• Titre de l'écran : Caisses

La liste des caisses

La barre supérieure comporte ☰ menu latéral, 🏠 accueil, champ Filtrer…, nom du compte connecté, sélecteur de langue et menu du compte. Le filtre se déclenche une demi-seconde après la dernière frappe.

Colonne	Contenu
Code	Le code court de la caisse.
Désignation	Son libellé complet.
Chéques	Badge Oui / Non — la caisse accepte les chèques.
En numéraire	Badge Oui / Non — la caisse accepte les espèces.
Carte bancaire	Badge Oui / Non — la caisse accepte les paiements par carte.
Etat	Badge Active ou Désactive.
Action	✏️ Editer.

Un clic sur une ligne la met en surbrillance ; un second clic la désélectionne.

Lisez le texte du badge d'état, pas sa couleur

Les couleurs de la colonne Etat sont inversées dans cette version : une caisse Active s'affiche avec un badge gris, et une caisse Désactive avec un badge vert. Fiez-vous au mot, pas à la couleur.

Ni suppression, ni tri, ni pagination

Une caisse ne peut pas être supprimée : la colonne Action ne propose que l'édition. La liste n'est pas triable et se limite aux 50 premières caisses de l'espace — au-delà, utilisez le filtre.

Créer une caisse

1. Cliquez sur le bouton ➕ en haut à gauche du tableau. La fenêtre Ajouter une nouvelle caisse s'ouvre.

2. Renseignez la fiche :

   Champ	Obligatoire	Description
   Code	✔	Le code court de la caisse, unique dans l'espace.
   Désignation	✔	Le libellé affiché dans les écrans de paiement.
   En numéraire	—	Case à cocher : la caisse accepte les espèces.
   Cartes bancaires	—	Case à cocher : la caisse accepte les paiements par carte.
   Chèques	—	Case à cocher : la caisse accepte les chèques.
   Etat de la caisse	✔	Activée ou Desactivée.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Le message vert « Caisse créée avec succès » confirme l'enregistrement, la fenêtre se referme et la liste se recharge.

C'est la désignation que verront les utilisateurs

Les écrans d'encaissement et de règlement affichent la désignation, pas le code. Choisissez un libellé qui distingue clairement les caisses entre elles — Caisse agence Rabat plutôt que Caisse 2.

L'état est obligatoire dès la création

La liste déroulante Etat de la caisse doit être renseignée, même pour une caisse que vous créez en service. Son libellé de départ affiche par erreur Interface : c'est bien l'état qui est demandé.

Modifier une caisse

1. Sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône verte ✏️ Editer.
2. La fenêtre Modifier une caisse s'ouvre, tous les champs déjà renseignés.
3. Ajustez ce qui doit l'être, puis cliquez sur Enregistrer.

Le message « Caisse modifiée avec succès » confirme l'enregistrement.

Tous les champs restent modifiables, y compris le Code.

Activer ou désactiver une caisse

L'état se change depuis la fiche, par la liste déroulante Etat de la caisse :

• Activée — la caisse est en service ;
• Desactivée — la caisse est hors service.

Comme la suppression n'existe pas, la désactivation est le seul moyen de retirer une caisse de l'usage courant.

Une caisse désactivée reste proposée dans les écrans de paiement

Dans cette version, les écrans d'encaissement et de règlement affichent toutes les caisses de l'espace, sans tenir compte de leur état. Une caisse désactivée reste donc sélectionnable.

L'état est une information de gestion, pas un verrou : signalez le changement aux personnes concernées, ou renommez la désignation — Caisse Rabat (fermée) — pour qu'elles ne s'y trompent pas.

Les modes de paiement acceptés

Les trois cases En numéraire, Cartes bancaires et Chèques décrivent ce que la caisse accepte.

Elles ne filtrent rien pour l'instant

Comme pour l'état, les écrans d'encaissement et de règlement ne tiennent pas compte de ces cases : toutes les caisses sont proposées, quel que soit le mode de paiement de l'opération. Ces cases documentent la caisse ; elles n'empêchent aucune saisie.

Où servent les caisses ?

Écran	Rôle
Encaissements — liste déroulante Caisse	Désigne la caisse qui reçoit le paiement d'un client.
Règlement fournisseur — liste déroulante Caisse	Désigne la caisse qui supporte le paiement.
Gestion financière → Caisses	Suivi de trésorerie des caisses déclarées ici.

Messages et dépannage

Situation	Message	Que faire
Caisse enregistrée	Caisse créée avec succès / Caisse modifiée avec succès	—
Un champ obligatoire est vide	Champs obligatoires non renseignés, sur fond rouge dans l'entête	Compléter le code, la désignation et l'état.
Le code existe déjà	Caisse en double	Choisir un autre code, ou modifier la caisse existante.
Erreur lors de l'enregistrement	Erreur dans l'entête de la fenêtre	Refermer, recharger la liste et réessayer ; contacter le support si le problème persiste.
Une caisse fermée apparaît encore à l'encaissement	—	Comportement normal dans cette version : l'état ne filtre pas les listes.
La session a expiré	Retour automatique à l'écran de connexion	Se reconnecter et reprendre la saisie.

Limites connues de cette version

• Les couleurs des badges d'état sont inversées : Active en gris, Désactive en vert.
• Une caisse ne peut pas être supprimée.
• L'état et les modes de paiement acceptés ne filtrent aucune liste déroulante dans les écrans de paiement.
• La liste se limite aux 50 premières caisses, sans pagination, et n'est pas triable. Les listes déroulantes des écrans de paiement sont soumises à la même limite.
• Le bouton Enregistrer reste actif même quand des champs obligatoires manquent : l'erreur n'apparaît qu'après le clic.
• Le libellé de départ de la liste Etat de la caisse affiche Interface au lieu de Etat.

Voir aussi

• Centres — les sites auxquels rattacher l'activité.
• Gestion financière → Caisses — le suivi de trésorerie.
• Gestion financière → Encaissements — la saisie des paiements clients.