Commandes d'achats
Objectif
Le module Commandes d'achats sert à établir et à suivre les commandes passées à vos fournisseurs. Une commande désigne un fournisseur, un site et un dépôt de destination, puis énumère les articles commandés avec leurs quantités et leurs prix.
C'est le point de départ du cycle d'achat : une fois la marchandise reçue, la commande se transforme en bon de réception, qui met le stock à jour.
Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion commerciale. La création et la modification dépendent en plus du sous-droit Commandes d'achats et BL → Edition, réglé dans Profiles.
Accès
- Menu : Gestion commerciale → Commandes d'achats
- Adresse :
/commandes-achats - Titre de l'écran : Commandes d'achats
La liste des commandes
La barre supérieure comporte ☰ menu latéral, 🏠 accueil, champ Filtrer…, nom du compte connecté, sélecteur de langue et menu du compte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Référence | La référence de la commande. |
| Date | La date de la commande, au format jj/mm/aaaa. |
| Fournisseur | Le fournisseur destinataire. |
| Valeur HT | Le total hors taxes, à deux décimales. |
| TVA | Le taux de TVA appliqué. |
| Valeur TTC | Le total toutes taxes comprises. |
| Etat | Un badge indiquant l'avancement de la livraison. |
| Action | ✏️ Editer, 🖨️ Imprimer et 🗑️ Supprimer. |
La liste affiche 50 commandes par page, avec les contrôles de pagination sous le tableau.
Les états d'une commande
| État | Sens |
|---|---|
| En cours | La commande est passée, la marchandise n'est pas encore reçue. |
| Partiellement livrée | Une partie seulement des quantités a été réceptionnée. |
| Livrée | Toutes les quantités ont été réceptionnées. |
L'état évolue au fil des bons de réception ; il ne se règle pas à la main.
Dès qu'une commande passe à l'état Livrée, les boutons d'enregistrement et d'ajout de ligne disparaissent de l'écran d'édition. Elle reste consultable et imprimable.
Créer une commande
Cliquez sur le bouton ➕ en haut à gauche du tableau : l'écran Nouvelle commande d'achat s'ouvre en pleine page — ce n'est pas une fenêtre.
L'écran se lit en trois blocs : l'en-tête, les lignes d'articles, puis les modalités et totaux.
L'en-tête
| Champ | Description |
|---|---|
| Référence | La référence de la commande. |
| Date | La date de la commande, choisie dans un calendrier. |
| TVA | Le taux de TVA appliqué à l'ensemble de la commande. |
| Taux de change | Le taux à appliquer si le fournisseur facture en devise. |
| Fournisseur | Le fournisseur destinataire. Obligatoire. |
| Sites | Le site de destination. Obligatoire. |
| Dépôt | Le dépôt du site où la marchandise sera reçue. |
La liste Dépôt se remplit en fonction du Site sélectionné. Si vous changez de site, vérifiez que le dépôt affiché est toujours le bon.
Les lignes d'articles
Le tableau central comporte une ligne par article commandé :
| Colonne | Saisie |
|---|---|
| Référence | La référence de l'article. Saisissable. |
| Désignation | Reprise automatiquement de la fiche article. En lecture seule. |
| Quantité | La quantité commandée. Saisissable. |
| Quant. livrée | La quantité déjà réceptionnée. En lecture seule. |
| Prix unitaire HT | Le prix unitaire. Saisissable. |
| Total HT | Calculé : quantité × prix unitaire. En lecture seule. |
| Actions | Suppression de la ligne. |
Le bouton Ajouter une ligne, sous le tableau, ajoute une ligne vide.
Saisissez la Référence puis quittez le champ : l'application recherche l'article et remplit la désignation. Si la référence est inconnue, le message « Article non trouvé » s'affiche sous le champ — corrigez la référence, sinon la ligne restera incomplète.
Le Total HT d'une ligne, comme les totaux généraux, se mettent à jour quand vous quittez le champ modifié — pas à chaque frappe. Cliquez ailleurs pour voir le résultat.
Modalités et totaux
Sous le tableau, la liste Modalité de paiement fixe le délai convenu avec le fournisseur : A la commande, A la livraison, Avance + à la livraison, à 30, 45, 60 ou 90 jours nets, les mêmes échéances fin du mois, Negociées, Personalisées ou Instantané.
À droite, le bloc Totaux récapitule le Total HT, la TVA et le Total TTC.
Les boutons d'action
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Enregistrer la commande | Enregistre et reste sur l'écran, pour continuer la saisie. |
| Enregistrer la commande et sortir | Enregistre et revient à la liste. |
| Imprimer | Ouvre la vue d'impression de la commande. |
| Transfert bon receptions | Bascule la commande en bon de réception. |
| Fermer | Quitte l'écran, après confirmation. |
Le message « Commande créée avec succès » ou « Commande actualisée avec succès » confirme l'enregistrement.
Les boutons Imprimer et Transfert bon receptions travaillent sur la commande telle qu'elle est enregistrée. Les modifications non enregistrées ne seront pas reprises.
Fermer demande confirmation — « Êtes-vous sûr de vouloir annuler la création de la nouvelle commande d'achat ? » — puis revient à la liste sans enregistrer.
Modifier une commande
Sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône verte ✏️ Editer : l'écran Modifier commande d'achat, suivi du numéro, s'ouvre avec les valeurs enregistrées.
Les boutons d'enregistrement disparaissent lorsque la commande est Livrée.
Transférer en bon de réception
Le bouton vert Transfert bon receptions, dans l'écran d'édition, ouvre l'écran de transfert : c'est là que vous indiquez les quantités effectivement reçues.
Le bouton n'apparaît que pour une commande déjà enregistrée et non entièrement livrée. Il disparaît sur une commande à l'état Livrée, et sur une commande jamais enregistrée.
Une fois le transfert effectué, la colonne Quant. livrée des lignes se remplit et l'état de la commande passe à Partiellement livrée ou Livrée.
Voir Bons de réception pour la suite du parcours.
Imprimer une commande
Depuis la liste, l'icône 🖨️ Imprimer ouvre l'écran de visualisation de la commande, qui reprend l'entête de l'entreprise et son logo — définis dans Données entreprise.
Supprimer une commande
- Sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône rouge 🗑️ Supprimer.
- Confirmez la demande.
Si la commande a déjà donné lieu à un bon de réception, le serveur peut refuser la suppression. Aucun message ne s'affiche et la ligne reste dans le tableau. Vérifiez toujours après coup que la commande a bien disparu de la liste.
Messages et dépannage
| Situation | Message | Que faire |
|---|---|---|
| Commande enregistrée | Commande créée avec succès / Commande actualisée avec succès | — |
| Référence d'article inconnue | Article non trouvé, sous le champ de la ligne | Vérifier la référence, ou créer l'article dans Articles. |
| Le bouton Enregistrer reste grisé | — | Le fournisseur ou le site n'est pas renseigné. |
| Le bouton Transfert bon receptions n'apparaît pas | — | La commande n'est pas encore enregistrée, ou elle est déjà entièrement livrée. |
| La commande n'a pas disparu après suppression | Aucun message | Elle a probablement déjà donné lieu à une réception. |
| Le dépôt voulu n'est pas proposé | — | Le créer depuis Centres, bouton Dépots du centre. |
| La session a expiré | Retour automatique à l'écran de connexion | Se reconnecter ; la saisie en cours est perdue. |
Limites connues de cette version
- La liste Modalité de paiement contient deux entrées portant le même code interne : A 90 jours fin du mois et Instantané. Choisir l'une peut faire réafficher l'autre à la réouverture de la commande. En attendant la correction, vérifiez la modalité affichée après enregistrement.
- Les flèches de tri des entêtes de la liste sont décoratives.
- Un échec de suppression ne produit aucun message.
- Aucun contrôle de format sur la TVA, le taux de change, les quantités et les prix.
Voir aussi
- Fournisseurs — les fiches proposées dans la liste Fournisseur.
- Articles — les références saisies sur les lignes.
- Bons de réception — la suite du parcours d'achat.
- Centres — les sites et leurs dépôts.
- Gestion financière → Factures d'achats — la facturation du fournisseur.