Commandes de ventes
Objectif
La commande de vente enregistre l'engagement d'un client : ce qu'il achète, en quelle quantité, à quel prix et selon quelles conditions de paiement.
C'est la pièce pivot du cycle de vente. Elle traverse trois étapes — saisie, confirmation, facturation — et chacune produit des effets réels : consommation du stock, émission du bon de livraison, création de l'échéancier de règlement.
Devis ──► Commande de vente ──────────────────► Facture
(En instance) ─► (Confirmée) ─► (Facturée / Expédiée)
│ │ │
saisie libre commande ferme facturer et expédier
BL + bon de sortie échéancier créé
Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion commerciale. La création et la modification dépendent en plus du sous-droit Commandes de ventes et récurrents → Edition, réglé dans Profiles.
Accès
- Menu : Gestion commerciale → Commandes de ventes
- Adresse :
/commandes-ventes - Titre de l'écran : Commandes de ventes
Le même document est également consultable depuis Gestion financière → Commandes de ventes, sous l'angle du règlement.
La liste des commandes
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Référence commande | La référence du bon de commande du client, telle que saisie dans Réf. BC client. |
| Date | La date de la commande. |
| Client | Le client. |
| Commercial | Le commercial en charge. |
| Etat | L'avancement de la commande. |
| Valeur HT | Le total hors taxes. |
| TVA | Le taux de TVA, en pourcentage. |
| Document | Colonne toujours vide dans cette version. |
| Action | ✏️ Editer — la seule action disponible. |
La liste affiche 50 commandes par page, avec les contrôles de pagination sous le tableau.
Contrairement aux devis, la liste ne propose ni corbeille ni imprimante : la seule action est l'ouverture de la commande. Une commande saisie par erreur ne peut pas être supprimée depuis l'interface.
Les états d'une commande
| État | Sens | Ce qui reste possible |
|---|---|---|
| En instance | Commande saisie, non engagée. Le stock n'a pas bougé. | Tout est modifiable. Le bouton Commande ferme est disponible. |
| Confirmée | Commande ferme. Le BL et le bon de sortie sont émis, le stock est consommé. | Le bouton Facturer et expédier apparaît. |
| Facturée | La facture est émise et l'échéancier créé. | Consultation. |
| Expédiée | La marchandise est partie. | L'enregistrement n'est plus proposé. |
| Undéfinie | État non reconnu. | — |
Créer une commande
Trois chemins mènent à l'écran de saisie :
- le bouton ➕ de la liste, pour une commande nouvelle ;
- depuis un devis, via la fenêtre Commandes du devis — l'écran s'intitule alors Nouvelle commande de vente pour devis ;
- depuis un projet client, via le bouton Créer un BL de la fiche projet.
L'en-tête
| Champ | Description |
|---|---|
| Référence | La référence interne de la commande. |
| Réf. BC client | La référence du bon de commande transmis par le client. C'est elle qui s'affiche dans la liste. |
| Date | La date de la commande, choisie dans un calendrier. |
| Client | Le client. Obligatoire. |
| Projet | Le projet du client auquel rattacher la commande, ou Aucun. |
| Assujeti à la TVA | Case à cocher, reprise de la fiche client. |
| Prix de gros | Case à cocher : appliquer le prix de gros du catalogue. |
| Sites | Le site d'où part la marchandise. Obligatoire. |
| Dépôt | Le dépôt de sortie, ou Par défaut. |
C'est ce champ qui décide de l'emplacement débité à la confirmation. Vérifiez-le avant de passer la commande en ferme : après confirmation, le mouvement est fait.
Les lignes de la commande
| Colonne | Saisie |
|---|---|
| Référence | La référence de l'article. |
| Désignation | Reprise de la fiche article. En lecture seule. |
| Quantité | La quantité commandée. |
| Prix unitaire HT | Le prix de vente. |
| Remise (%) | La remise accordée sur la ligne. |
| TVA (%) | Le taux de TVA. Colonne masquée si le client n'est pas assujetti. |
| Total HT | Calculé, remise déduite. En lecture seule. |
| Actions | Suppression de la ligne. |
Saisissez la Référence puis quittez le champ : la désignation et le prix se remplissent. Une référence inconnue affiche « Article non trouvé ».
Si la quantité saisie excède le stock disponible du dépôt, le message « Dépasse le stock » apparaît sous la ligne. C'est un avertissement, pas un blocage : la saisie reste possible. Le blocage, lui, intervient au moment de confirmer la commande.
Conditions et totaux
Sous le tableau : la Modalité de paiement — de À la commande à À 90 jours fin du mois, Negociées, Personalisées ou Instantané — et le Contact client, choisi parmi les contacts de la fiche client.
Le bloc Totaux affiche le Total HT, la TVA si le client est assujetti, et le Total TTC.
Le cycle de vie d'une commande
1. Enregistrer
Les boutons Enregistrer la commande et Enregistrer la commande et sortir conservent la commande à l'état En instance. Rien n'est engagé : ni stock, ni document, ni échéance. C'est l'état de travail, dans lequel tout reste modifiable.
2. Passer la commande ferme
Le bouton vert Commande ferme apparaît sur une commande enregistrée et En instance. Une confirmation s'affiche :
Le passage au mode « commande ferme » est irreversible, le BL et le bon de sortie seront emis et les stocks seront consomés.
Confirmer déclenche l'émission du bon de livraison et du bon de sortie, et consomme le stock. Aucun bouton ne permet de revenir à l'état En instance.
Avant de confirmer, relisez : le dépôt de sortie, les quantités, les prix et les remises.
Si un article dépasse le stock disponible, l'application refuse la confirmation :
Stock insuffisant — Certains articles ont une quantité supérieure au stock disponible. Veuillez ajuster les quantités avant de confirmer.
Ce contrôle dépend de deux réglages de Configuration application : Autoriser stock négatif, qui le désactive, et Sortie de stock, qui décide si le contrôle a lieu à la confirmation ou à la facturation.
3. Facturer et expédier
Le bouton vert Facturer et expédier apparaît sur une commande Confirmée. Il ouvre la fenêtre Transfert vers facture :
- Saisissez la Référence de facture, ou laissez-la vide pour continuer la séquence de numérotation automatique.
- Choisissez la Date de facture.
- Validez.
La facture est créée, et l'échéancier de règlement est généré à partir de la modalité de paiement de la commande :
| Modalité | Échéance créée |
|---|---|
| À la commande / à la livraison / avance | Échéance unique, calculée depuis la date de facture. |
| À 30, 45, 60, 90 jours — nets ou fin de mois | Échéance unique à la date calculée. |
| Negociées ou Personalisées | Plan à plusieurs échéances, à définir. |
| Instantané | Aucune échéance n'est créée. |
Sans modalité renseignée, l'application refuse :
Erreur — Veuillez sélectionner un mode de paiement avant de continuer.
Renseignez-la à la saisie de la commande plutôt qu'au moment de facturer.
Cette modalité suppose un règlement comptant, immédiat. Aucune créance n'est générée : si le client ne paie pas sur-le-champ, rien ne le rappellera dans Créances. Réservez-la aux encaissements réellement simultanés.
Modifier une commande
Sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône verte ✏️ Editer.
Les boutons d'enregistrement disparaissent lorsque la commande est Expédiée. Une commande Confirmée reste techniquement modifiable, mais le stock a déjà été consommé sur la base des quantités confirmées.
Les mouvements de stock ne sont pas recalculés. Changer une quantité après confirmation désaligne le document et le stock réel. Passez plutôt par un mouvement de stock correctif.
Messages et dépannage
| Situation | Message | Que faire |
|---|---|---|
| Référence d'article inconnue | Article non trouvé | Vérifier la référence, ou créer l'article dans Articles. |
| Quantité supérieure au stock | Dépasse le stock, sous la ligne | Avertissement seulement ; la confirmation, elle, sera refusée. |
| Confirmation refusée | Stock insuffisant | Ajuster les quantités, ou réapprovisionner le dépôt. |
| Facturation refusée | Veuillez sélectionner un mode de paiement avant de continuer. | Renseigner la modalité de paiement, enregistrer, puis recommencer. |
| Le bouton Commande ferme n'apparaît pas | — | La commande n'est pas enregistrée, ou n'est plus En instance. |
| Le bouton Facturer et expédier n'apparaît pas | — | La commande n'est pas à l'état Confirmée. |
| Le bouton Enregistrer reste grisé | — | Le client ou le site n'est pas renseigné. |
| La colonne Document est vide | — | Comportement normal : cette colonne n'affiche rien dans cette version. |
| Pas de créance après facturation | — | La modalité Instantané ne crée pas d'échéance. |
| La session a expiré | Retour automatique à l'écran de connexion | Se reconnecter ; la saisie en cours est perdue. |
Limites connues de cette version
- La colonne Document de la liste est toujours vide.
- La colonne Référence commande affiche en réalité la référence du bon de commande du client, pas la référence interne de la commande.
- Aucune suppression ni impression n'est proposée depuis la liste.
- Deux états internes distincts s'affichent tous deux « Undéfinie », avec une faute d'orthographe.
- Une commande Confirmée reste modifiable sans que les mouvements de stock soient recalculés.
- Les flèches de tri des entêtes sont décoratives.
Voir aussi
- Devis — l'étape amont, l'offre au client.
- Clients — les fiches, leurs contacts et leurs projets.
- Commandes récurrents — les commandes répétitives.
- Configuration application — les réglages Sortie de stock et Autoriser stock négatif.
- Gestion financière → Créances — l'échéancier issu de la facturation.
- Gestion stock → Mouvements de stock — l'effet de la confirmation sur les quantités.