Écritures comptables

Objectif

L'écran Écritures comptables est le journal de saisie. Chaque opération y est enregistrée sous forme d'écriture : un en-tête — journal, date, libellé — et au moins deux lignes, dont le total au débit égale le total au crédit.

C'est l'écran du quotidien comptable : on y saisit, on y relit, on y corrige.

Qui peut accéder à ce module ?

Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion comptable.

Accès

• Menu : Gestion comptable → Écritures comptables
• Adresse : /ecritures-comptables
• Titre de l'écran : Écritures comptables

Les quatre statuts

Statut	Signification	Ce qu'on peut en faire
Brouillon	Enregistrée sans contrôle, pas encore comptabilisée.	Modifier, supprimer.
Validée	Comptabilisée.	Consulter, dupliquer, contrepasser.
Anomalie	Signalée par le serveur comme incohérente.	Consulter, corriger.
Annulée	Écriture neutralisée par une contrepassation.	Consulter, dupliquer.

Une écriture validée ne se supprime pas

Elle se contrepasse : on enregistre son inverse, et l'originale reste au journal. C'est la trace qui fait foi.

L'écran

Il se lit de haut en bas : le bouton Nouvelle écriture, les indicateurs, la barre de filtres, puis le tableau des écritures.

Les indicateurs

Indicateur	Contenu
Brouillons en attente	Les écritures non encore validées.
Anomalies à traiter	Les écritures signalées comme incohérentes.
Comptabilisé — mois	Le montant comptabilisé sur la période affichée.
Écritures — mois	Le nombre d'écritures de la période affichée.

Les deux derniers portent le nom du mois sélectionné : ils suivent le filtre de période.

Les filtres

Filtre	Contenu
Recherche	Porte sur le libellé, le numéro et le tiers.
Journal	Tous les journaux, ou l'un des journaux ci-dessous.
Statut	Tous les statuts, Validée, Brouillon, Anomalie, Annulée.
Exercice	Les exercices non clôturés, triés du plus ancien au plus récent.
Période	Les mois de l'exercice choisi, tels que tenus par le serveur.

L'exercice se choisit avant la période

Choisir un exercice recharge la liste de ses périodes depuis le serveur — ce n'est plus une liste fixe de douze mois glissants. Par défaut, l'écran retient l'exercice qui couvre la date du jour (à défaut, le premier de la liste), puis le mois en cours dans cet exercice (à défaut, le premier de ses mois).

Les mois verrouillés restent visibles, avec un cadenas

Une période verrouillée n'est plus retirée de la liste : elle apparaît toujours, avec un 🔒 devant son nom, pour qu'on comprenne pourquoi une saisie y est ensuite refusée au lieu de disparaître sans explication.

Les journaux disponibles :

Code	Journal
ACH	Achats
VTE	Ventes
BQ	Banque
CAI	Caisse
OD	Opérations diverses

La période détermine ce qui est chargé

Le mois sélectionné n'est pas un filtre sur un tableau déjà chargé : il est transmis au serveur pour rapatrier les écritures. Changer de mois recharge donc les données. Une écriture introuvable est le plus souvent une écriture d'un autre mois.

Le tableau

Colonne	Contenu
N° pièce	Attribué à la validation. Un brouillon affiche —.
Date	La date d'écriture.
Journal	Le code du journal.
Libellé	Le libellé général.
Comptes	Les comptes mouvementés, séparés par un point médian.
Débit / Crédit	Les totaux de l'écriture.
Lettrage	Lettrée, Partiel, Non lettrée, ou —.
Statut	Le statut de l'écriture.
Actions	Les opérations disponibles, selon le statut.

Le tableau affiche 25 lignes par page, avec une pagination en pied de liste.

Saisir une écriture

Le bouton Nouvelle écriture ouvre la fenêtre de saisie.

L'en-tête

Champ	Règle
Journal	Obligatoire.
Date d'écriture	Obligatoire.
Numéro de pièce	Non saisissable : Auto — attribué à la validation.
Référence externe	Facultative — bon de commande, numéro externe…
Libellé général	Obligatoire. L'objet de l'écriture.

Les lignes

Chaque ligne porte un compte, un tiers le cas échéant, un libellé de ligne, et un montant au débit ou au crédit.

Le champ Compte est un champ de recherche, pas une liste déroulante : tapez un numéro ou un libellé, la liste se filtre sous le champ. La recherche ignore la casse et les accents — generales trouve Générales. Les flèches ↑ ↓ parcourent la liste, Entrée choisit.

Les comptes collectifs sans tiers ne sont pas proposés

Un compte collectif n'a de sens en saisie que s'il porte au moins un client ou un fournisseur. Ceux qui n'en ont aucun sont retirés de la liste : il n'y aurait aucun tiers à leur associer.

Le champ Tiers apparaît uniquement sur les lignes dont le compte est collectif. Il est alors obligatoire : c'est lui qui identifie le client ou le fournisseur réellement mouvementé. Sur les autres lignes, la colonne affiche —.

Le bouton Ajouter une ligne en ajoute une ; l'icône 🗑️ en fin de ligne la retire. Les totaux au débit et au crédit sont recalculés à chaque frappe.

Le bandeau d'équilibre

Sous les lignes, un bandeau dit en permanence ce qui manque pour valider :

Message	Cause
Une écriture comporte au moins deux lignes.	Il n'y a qu'une ligne.
Chaque ligne doit porter un compte, un tiers si le compte est collectif, et un montant au débit ou au crédit.	Une ligne est incomplète, ou porte un montant des deux côtés.
Écriture déséquilibrée — écart de …	Les totaux ne coïncident pas.
Le montant de l'écriture est nul.	Toutes les lignes sont à zéro.
Écriture équilibrée — … au débit et au crédit. Prête à valider.	Tout est en ordre.

Le justificatif

Le bouton Joindre un justificatif attache un fichier à l'écriture. Le nom du fichier s'affiche ensuite, avec un lien Retirer.

Cinq mégaoctets au maximum

Un fichier plus lourd est refusé : « Le justificatif dépasse 5 Mo. »

Enregistrer

Deux boutons, deux intentions :

Bouton	Effet	Conditions
Enregistrer en brouillon	Conserve la saisie en l'état, même incomplète.	L'en-tête est renseigné.
Valider l'écriture	Comptabilise l'écriture.	En-tête renseigné, au moins deux lignes, toutes valides, équilibrées, et montant non nul.

Le serveur revérifie l'équilibre

Le contrôle affiché dans la fenêtre ne l'engage pas. S'il refuse, le message « Le serveur a refusé l'écriture : elle est déséquilibrée. » apparaît et l'écriture n'est pas comptabilisée.

Consulter, dupliquer, corriger

Action	Disponible quand	Effet
👁️ Consulter	Validée, Annulée, Anomalie	Ouvre l'écriture en lecture seule.
📋 Dupliquer	Validée, Annulée	Rouvre une copie modifiable, à enregistrer comme nouvelle écriture.
✏️ Modifier	Brouillon	Rouvre le brouillon.
🔧 Corriger	Anomalie	Rouvre l'écriture pour la remettre d'aplomb.
🗑️ Supprimer	Brouillon	Supprime le brouillon, après confirmation.
⭕ Contrepasser	Validée	Enregistre l'écriture inverse.
🕐 Historique	Toujours	Affiche qui a modifié l'écriture, quand et quoi.

La duplication pour les écritures répétitives

Un loyer, un abonnement, une écriture d'ajustement mensuelle : dupliquez la précédente, changez la date, validez.

Contrepasser une écriture

L'action Contrepasser demande une date de contrepassation — proposée à aujourd'hui, modifiable — puis enregistre l'écriture inverse.

L'écriture d'origine reste au journal : elle passe simplement en Annulée. C'est la différence essentielle avec une suppression, qui effacerait la trace.

Deux refus possibles

• Une écriture déjà contrepassée ne peut pas l'être une seconde fois : « Cette écriture a déjà été contrepassée. »
• Si la date de contrepassation tombe dans une période verrouillée, le serveur refuse : « La période de la date choisie est verrouillée : contrepassez sur une période ouverte. » Choisir une autre date.

Messages et dépannage

Situation	Message	Que faire
Le tableau est vide	Aucune écriture ne correspond aux critères sélectionnés.	Vider la recherche, remettre les filtres sur Tous, vérifier le mois.
Valider reste inactif	Voir le bandeau d'équilibre	Le bandeau indique précisément ce qui manque.
Un compte collectif n'apparaît pas dans la liste	—	Il ne porte aucun tiers. Créer le compte de tiers depuis la fiche client ou fournisseur.
La colonne Tiers reste sur —	—	Le compte de la ligne n'est pas collectif : aucun tiers n'est attendu.
Le justificatif est refusé	Le justificatif dépasse 5 Mo.	Réduire le fichier avant de le joindre.
Le serveur refuse la validation	Le serveur a refusé l'écriture : elle est déséquilibrée.	Rouvrir l'écriture et vérifier les montants.
Création refusée	La période choisie est verrouillée : aucune écriture ne peut y être enregistrée.	Choisir une date dans une période ouverte, ou déverrouiller le mois depuis Exercices comptables.
Modification refusée	La période de cette écriture est verrouillée : aucune modification n'est possible.	Déverrouiller le mois, ou dupliquer l'écriture sur une période ouverte.
Contrepassation refusée	Cette écriture a déjà été contrepassée.	Consulter l'écriture inverse déjà enregistrée.
Contrepassation refusée	La période de la date choisie est verrouillée : contrepassez sur une période ouverte.	Reprendre la contrepassation avec une autre date.
L'écriture ne s'ouvre pas	Le chargement de l'écriture a échoué.	Réessayer ; la fenêtre ne s'ouvre pas vide, par sécurité.
Aucun historique	Aucun mouvement enregistré.	L'écriture n'a jamais été modifiée depuis sa création.
La session a expiré	Retour automatique à l'écran de connexion	Se reconnecter.

Limites connues de cette version

• La liste des journaux est figée dans l'application : ACH, VTE, BQ, CAI et OD. Il n'est pas possible d'en créer.
• Le lettrage est affiché mais ne se pose pas depuis cet écran.
• Aucun export des écritures n'est proposé.
• Aucune saisie par lot ni modèle d'écriture récurrente : la duplication en tient lieu.
• L'historique s'affiche dans une simple fenêtre de message, sans filtre ni export.
• Le justificatif joint n'est pas consultable depuis la liste : il faut ouvrir l'écriture.

Voir aussi

• Plan comptable — les comptes proposés en saisie, et les comptes de tiers.
• Exercices comptables — la période dans laquelle l'écriture tombe, et son verrouillage.
• Lettrage — le rapprochement des écritures d'un compte, lettre par lettre.
• Données techniques → Configuration de l'application — l'intégration comptable avec les achats et les ventes.