Exercices comptables
Objectif
L'écran Exercices comptables découpe le temps comptable. Un exercice fixe une date de début et une date de fin : les écritures s'y rattachent, et sa clôture les fige.
C'est ici que se décide jusqu'à quand le passé reste modifiable.
Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion comptable.
Accès
- Menu : Gestion comptable → Exercices comptables
- Adresse :
/exercices-comptables - Titre de l'écran : Exercices comptables
Les trois états d'un exercice
| Statut | Signification | Ce qu'on peut y faire |
|---|---|---|
| Ouvert | Créé, pas encore entamé. | Modifier, supprimer s'il est vide. |
| En cours | L'exercice courant. | Saisir des écritures, modifier, clôturer. |
| Clôturé | Soldé, plus aucune écriture ne s'y ajoute. | Consulter, reporter à nouveau, rouvrir. |
Les exercices sont listés du plus récent au plus ancien.
Le tableau
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Code | L'identifiant court de l'exercice, par exemple EX-2027. |
| Libellé | Son nom. |
| Période | Les dates de début et de fin. |
| Statut | Ouvert, En cours ou Clôturé. |
| Écritures | Validées / total, par exemple 112/117. |
| Actions | Les opérations disponibles, selon le statut. |
Les actions proposées sur une ligne dépendent de son statut :
| Action | Disponible quand |
|---|---|
| 👁️ Consulter | Toujours. |
| ✏️ Modifier | L'exercice n'est pas clôturé. |
| 📋 Report à nouveau | L'exercice est clôturé et un exercice non clôturé commence après lui. |
| 🔒 Clôturer | L'exercice n'est pas clôturé et la date du jour tombe dans sa période. |
| 🔓 Réouvrir | L'exercice est clôturé. |
| ⋯ Autres actions | Reprend les actions ci-dessus, plus la suppression. |
Un exercice ne peut être supprimé que s'il n'est pas clôturé et ne porte aucune écriture. Si le serveur trouve des écritures au moment de la suppression, il la refuse : « Un exercice qui porte des écritures ne peut pas être supprimé. »
Le statut affiché dans la colonne vient toujours du serveur, mais le bouton Clôturer suit désormais sa propre règle : il apparaît dès que l'exercice n'est pas clôturé et que la date du jour se situe entre sa date de début et sa date de fin — qu'il soit étiqueté Ouvert ou En cours par ailleurs. Cela évite qu'un exercice courant reste sans bouton de clôture simplement parce que le serveur n'a pas mis à jour son statut.
Ouvrir un exercice
Le bouton Nouvel exercice ouvre le formulaire.
| Champ | Règle |
|---|---|
| Code exercice | Obligatoire. Proposé automatiquement, modifiable. Doit être unique. |
| Libellé | Obligatoire. |
| Date de début | Obligatoire. |
| Date de fin | Obligatoire, et postérieure à la date de début. |
| Exercice précédent | Facultatif. Sert de base au report à nouveau. |
| Devise | La devise de tenue de l'exercice. |
Le même formulaire sert à la modification, tant que l'exercice n'est pas clôturé.
Consulter un exercice
L'action Consulter ouvre une fenêtre de détail en trois parties.
Les indicateurs
| Indicateur | Contenu |
|---|---|
| Écritures | Le nombre d'écritures de l'exercice, validées et total. |
| Total débit | La somme du total débit de chaque période. |
| Total crédit | La somme du total crédit de chaque période. |
| Résultat | Produits moins charges. Intitulé Résultat provisoire tant que l'exercice n'est pas clôturé. |
Les écritures, le total débit et le total crédit sont des compteurs déjà tenus par le serveur, un par période : rien n'est relu ligne à ligne pour les afficher. Seul le résultat provisoire est recalculé par l'écran, et seulement pour la partie encore mouvante de l'exercice — voir ci-dessous.
Pour un exercice non clôturé, le résultat combine deux sources :
- le solde de clôture de la dernière période verrouillée (un cumul qui porte déjà toutes les périodes qui la précèdent) ;
- les mouvements des écritures validées (brouillons exclus) de la période actuellement ouverte — le mois en cours s'il n'est pas verrouillé, sinon la première période non verrouillée qui suit la dernière verrouillée.
Aucune période verrouillée n'est relue : seule la période ouverte est interrogée en détail, ce qui évite de charger l'intégralité des écritures de l'exercice pour afficher ce chiffre.
Les périodes comptables
L'exercice est découpé en mois. Chaque mois est une tuile qui indique son état, ouvert ou verrouillé, et le nombre d'écritures qu'il porte.
Cliquer sur une tuile bascule le verrou : un mois verrouillé n'accepte plus de nouvelle écriture, sans que le reste de l'exercice soit figé.
C'est le moyen d'arrêter un mois une fois sa révision terminée, sans attendre la clôture annuelle. Le verrou se retire aussi facilement qu'il se pose, tant que l'exercice n'est pas clôturé.
Si la période compte au moins une écriture encore en brouillon, en anomalie ou annulée — autrement dit si son nombre d'écritures validées est inférieur à son nombre total d'écritures — le verrouillage est refusé côté écran, avant même d'appeler le serveur : « Cette période a des écritures non validées : verrouillage impossible. »
L'écran laisse chaque tuile se verrouiller ou se déverrouiller indépendamment des autres, mais le serveur, lui, impose encore un ordre :
| Réponse du serveur | Message affiché |
|---|---|
PREVIOUS PERIODE NOT LOCKED | Cette période ne peut pas être verrouillée tant que la précédente ne l'est pas. |
NEXT PERIODE LOCKED | Cette période ne peut pas être déverrouillée tant que la suivante l'est encore. |
En pratique, il faut donc verrouiller les mois dans l'ordre chronologique, et les déverrouiller en partant du plus récent.
Les périodes ne se déverrouillent plus : il faut d'abord rouvrir l'exercice.
Les journaux liés
La liste des journaux mouvementés sur l'exercice, avec le nombre d'écritures de chacun. Un exercice sans écriture affiche Aucun journal mouvementé sur cet exercice.
Un bouton Clôturer l'exercice est proposé en haut de cette fenêtre lorsque l'exercice est En cours.
Clôturer un exercice
Cliquer sur 🔒 Clôturer ouvre d'abord une confirmation d'intention — « Voulez- vous vraiment clôturer l'exercice EX-2027 ? » — avant le moindre appel au serveur. Ce n'est qu'en répondant Clôturer que les contrôles préalables sont chargés et que l'assistant s'ouvre ; Annuler referme la fenêtre sans rien avoir interrogé.
L'assistant lui-même se déroule en cinq étapes. Le fil des étapes reste visible en haut : on peut revenir en arrière à tout moment avec Retour.
01 — Contrôles préalables
Le serveur renvoie la liste des contrôles, chacun classé en trois niveaux :
| Niveau | Effet |
|---|---|
| ✅ OK | Rien à signaler. |
| ⚠️ Avertissement | N'empêche pas la clôture, mais doit être lu. |
| ⛔ Bloquant | Interdit la clôture, et interdit d'avancer dans l'assistant. |
Un seul contrôle bloquant suffit à arrêter la clôture : le bouton Suivant reste désactivé jusqu'à ce que la cause soit corrigée et l'assistant relancé.
02 — Validation des écritures
L'assistant rappelle le nombre d'écritures concernées et ce que la clôture leur fait : elles ne pourront plus être ni modifiées ni supprimées, seulement contrepassées.
Les avertissements de l'étape 1 sont repris ici. Une case à cocher — Je confirme que les écritures de l'exercice sont prêtes à être figées — doit être cochée pour continuer.
03 — Calcul du résultat
Le bénéfice ou la perte de l'exercice est affiché. Vous indiquez le compte de résultat sur lequel le solde des comptes de charges et de produits sera viré. Ce champ est obligatoire.
Le champ se préremplit avec le compte résultat bénéfice ou le compte résultat perte paramétré dans Données techniques → Configuration de l'application, selon le signe du résultat calculé à l'étape précédente. Vous pouvez toujours changer la valeur proposée avant de poursuivre.
04 — Génération des à-nouveaux
Un interrupteur décide si les soldes de bilan sont reportés en écriture d'ouverture sur l'exercice suivant, et une liste choisit l'exercice de destination parmi les exercices ouverts.
L'assistant l'annonce : « Aucun exercice ouvert ne peut recevoir le report. Il pourra être fait plus tard, une fois l'exercice suivant créé. » La clôture reste possible ; le report se fera ensuite par l'action Report à nouveau.
05 — Confirmation
Un récapitulatif reprend l'exercice, sa période, le nombre d'écritures, le résultat, le compte de résultat retenu et la destination des à-nouveaux. Le bouton Clôturer l'exercice conclut.
Après clôture, la seule façon de revenir sur une écriture de l'exercice est de rouvrir l'exercice — une opération tracée dans le journal d'audit — ou de contrepasser l'écriture depuis un exercice ouvert.
Réouvrir un exercice
L'action Réouvrir déverrouille un exercice clôturé : ses écritures redeviennent modifiables jusqu'à une nouvelle clôture.
| Champ | Règle |
|---|---|
| Motif de réouverture | Obligatoire. Explique pourquoi l'exercice est rouvert. |
| Confirmé par | Obligatoire. |
| Case de confirmation | Je comprends que cette action sera tracée dans le journal d'audit. |
Les trois doivent être renseignés pour que le bouton Réouvrir l'exercice s'active.
Report à nouveau
L'action Report à nouveau reporte les soldes des comptes de bilan d'un exercice clôturé en écriture d'ouverture sur un exercice ouvert qui commence après lui.
La fenêtre présente le tableau des soldes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Case à cocher | Inclut ou écarte le compte du report. |
| Compte et Libellé | Le compte concerné. |
| Solde débit / Solde crédit | Le solde à reporter. |
| Destination | Le code de l'exercice qui reçoit le report. |
Une case en en-tête sélectionne ou désélectionne tout d'un coup.
En bas, un bandeau affiche le total à reporter au débit et au crédit :
- équilibré ✓ : le report peut être généré ;
- écart de … : la sélection est déséquilibrée et le bouton reste désactivé.
Décocher un compte retire son solde du total. Si vous en écartez un, il faut en écarter la contrepartie — sinon le bandeau signale un écart et Générer les écritures d'à-nouveau reste inactif.
Messages et dépannage
| Situation | Message | Que faire |
|---|---|---|
| La liste est vide | Aucun exercice comptable n'est défini. | Créer un exercice avec Nouvel exercice. |
| Le code est refusé | Erreur sous le champ | Le code existe déjà : en choisir un autre. |
| Les dates sont refusées | Erreur sous Date de fin | La date de fin doit être postérieure à la date de début. |
| Suppression refusée | Un exercice qui porte des écritures ne peut pas être supprimé. | Vider l'exercice, ou le laisser en place. |
| Suivant reste inactif à l'étape 1 | — | Un contrôle bloquant est présent : le corriger, puis relancer la clôture. |
| Suivant reste inactif à l'étape 2 | — | La case de confirmation n'est pas cochée. |
| Suivant reste inactif à l'étape 3 | — | Le compte de résultat n'est pas renseigné. |
| Générer reste inactif dans le report | écart de … | La sélection de comptes est déséquilibrée. |
| Aucune période n'apparaît au détail | Aucune période définie pour cet exercice. | L'exercice n'a pas encore de découpage mensuel côté serveur. |
| Verrouillage refusé | Cette période a des écritures non validées : verrouillage impossible. | Valider ou contrepasser les écritures en brouillon, en anomalie ou annulées de ce mois. |
| Verrouillage refusé | Cette période ne peut pas être verrouillée tant que la précédente ne l'est pas. | Verrouiller les mois dans l'ordre chronologique. |
| Déverrouillage refusé | Cette période ne peut pas être déverrouillée tant que la suivante l'est encore. | Déverrouiller en partant du mois le plus récent. |
| La session a expiré | Retour automatique à l'écran de connexion | Se reconnecter. La fenêtre ouverte se ferme d'elle-même. |
Limites connues de cette version
- Aucun exercice n'est créé automatiquement : le premier doit être saisi à la main.
- Le verrouillage se fait période par période : il n'y a pas de « tout verrouiller jusqu'à telle date ». L'écran ne contrôle plus l'ordre entre mois, mais le serveur continue de l'imposer : verrouiller dans l'ordre chronologique, déverrouiller dans l'ordre inverse.
- Le journal d'audit des réouvertures n'est pas consultable depuis cet écran.
- Aucun export des soldes de report n'est proposé.
- Un exercice clôturé par erreur ne peut être corrigé que par une réouverture complète : il n'y a pas d'annulation de la dernière clôture.
Voir aussi
- Plan comptable — les comptes mouvementés dans l'exercice.
- Écritures comptables — la saisie rattachée à l'exercice, et la contrepassation.
- Balance générale, Compte de résultat et Bilan — la lecture des résultats de l'exercice.
- Données techniques → Configuration de l'application — le choix des comptes résultat bénéfice et perte.