Caisses
Objectif
Cet écran présente la situation de trésorerie de chaque caisse : combien elle détient en chèques, en espèces et en encaissements par carte, et à quelle date remonte son dernier Z de caisse.
C'est la vue à ouvrir pour répondre à « combien y a-t-il dans la caisse ? » avant un dépôt en banque ou un contrôle de fin de journée.
Les caisses se déclarent dans Données techniques → Caisses : code, désignation, modes de paiement acceptés, état. Cet écran-ci les montre sous l'angle des soldes.
Les deux portent le même nom dans l'application et manipulent les mêmes fiches.
Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion financière.
Accès
- Menu : Gestion financière → Caisses
- Adresse :
/caisses-finances - Titre de l'écran : Caisses
La liste des caisses
La barre supérieure comporte ☰ menu latéral, 🏠 accueil, champ Filtrer…, nom du compte connecté, sélecteur de langue et menu du compte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Code | Le code de la caisse. |
| Désignation | Son libellé. |
| Solde chéques | Le montant détenu en chèques, à deux décimales. |
| Solde numéraire | Le montant détenu en espèces. |
| Solde CB | Le montant encaissé par carte bancaire. |
| Etat | Colonne à lire avec précaution — voir ci-dessous. |
| Z de caisse | La date du dernier Z, au format jj/mm/aaaa. |
| Action | ✏️ Editer. |
L'écran affiche les 50 premières caisses, sans contrôles de pagination.
Les trois soldes
Les soldes sont ventilés par mode de règlement, ce qui correspond à la façon dont les fonds sont physiquement détenus :
| Solde | Ce qu'il représente |
|---|---|
| Solde chéques | Les chèques reçus et non encore remis en banque. |
| Solde numéraire | Les espèces en caisse. |
| Solde CB | Les encaissements par carte, en attente de virement du prestataire. |
Le solde numéraire est le seul directement vérifiable : il doit correspondre au comptage physique de la caisse. Un écart signale un encaissement non saisi, une sortie non enregistrée ou une erreur de caisse.
Les deux autres soldes se rapprochent des bordereaux de remise et des relevés du prestataire monétique.
La colonne « Etat »
Elle utilise le vocabulaire des documents commerciaux — En instance, Confirmée, Facturée, Facture d'avoir — et non celui des caisses. Concrètement :
- une caisse activée s'affiche « Facture d'avoir » ;
- une caisse désactivée laisse la cellule vide.
Ne vous fiez pas à cette colonne. Pour connaître l'état réel d'une caisse, ouvrez sa fiche avec ✏️ Editer et lisez le champ Etat de la caisse, ou consultez Données techniques → Caisses, dont la colonne Etat affiche bien Active ou Désactive.
Le Z de caisse
La colonne Z de caisse indique la date du dernier arrêté de caisse enregistré.
L'écran ne montre ni le montant du Z, ni son détail, et ne permet pas d'en déclencher un. Seule la date remonte ici. Une colonne vide signifie qu'aucun Z n'a été enregistré pour cette caisse.
Créer ou modifier une caisse
Le bouton ➕ en haut à gauche et l'icône ✏️ Editer d'une ligne ouvrent la même fenêtre que dans Données techniques : code, désignation, modes de paiement acceptés et état de la caisse.
Le détail des champs, des messages et des limites de cette fenêtre est décrit dans Données techniques → Caisses, section Créer une caisse.
La fenêtre ne comporte aucun champ de solde : les montants affichés dans la liste résultent des mouvements enregistrés. Une erreur de solde se corrige en reprenant l'encaissement fautif, pas en modifiant la caisse.
Messages et dépannage
| Situation | Message | Que faire |
|---|---|---|
| La colonne Etat affiche Facture d'avoir | — | La caisse est en réalité active. Voir l'avertissement ci-dessus. |
| La colonne Etat est vide | — | La caisse est en réalité désactivée. |
| Un solde ne correspond pas au comptage | — | Vérifier les encaissements du jour dans Créances et les règlements dans Dettes. |
| Un encaissement n'apparaît dans aucun solde | — | Aucune caisse n'a été désignée au moment du règlement. |
| La colonne Z de caisse est vide | — | Aucun Z n'a été enregistré pour cette caisse. |
| Une caisse attendue n'apparaît pas | — | L'écran se limite aux 50 premières caisses ; utiliser le filtre. |
| La session a expiré | Retour automatique à l'écran de connexion | Se reconnecter. |
Limites connues de cette version
- La colonne Etat affiche des libellés de documents commerciaux : une caisse active y apparaît comme Facture d'avoir, une caisse désactivée laisse la cellule vide.
- Le Z de caisse se limite à une date : ni montant, ni détail, ni possibilité d'en déclencher un depuis cet écran.
- Aucun total n'est affiché : les soldes ne sont pas cumulés sur l'ensemble des caisses.
- Aucun historique des mouvements d'une caisse n'est consultable.
- L'écran n'a pas de pagination et se limite aux 50 premières caisses.
- Les flèches de tri des entêtes sont décoratives.
Voir aussi
- Données techniques → Caisses — déclarer les caisses et leurs modes de paiement.
- Créances — les encaissements clients qui alimentent les soldes.
- Dettes — les règlements fournisseurs qui les diminuent.
- Encaissements — le journal des paiements reçus.
- Chèque — le suivi des chèques.