Encaissements

Objectif

L'écran Encaissements présente le journal des paiements clients : pour chaque échéance, la facture d'origine, la date attendue, la date à laquelle le paiement a été reçu et le mode de règlement employé.

C'est une vue de consultation. Là où Créances sert à agir — relancer et encaisser —, cet écran sert à lire : retrouver quand et comment un client a payé, préparer un rapprochement bancaire, faire le point sur les règlements d'une période.

Aucune action sur cet écran

Il n'y a ni bouton d'encaissement, ni modification, ni suppression : la liste est en lecture seule. Les encaissements s'enregistrent depuis Créances.

Qui peut accéder à ce module ?

Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion financière.

Accès

• Menu : Gestion financière → Encaissements
• Adresse : /encaissements
• Titre de l'écran : Encaissements

La liste des encaissements

La barre supérieure comporte ☰ menu latéral, 🏠 accueil, champ Filtrer…, nom du compte connecté, sélecteur de langue et menu du compte.

Colonne	Contenu
Client	Le client concerné.
Facture	La référence de la facture.
Date facture	La date d'émission de la facture.
Date échéance	La date à laquelle le règlement était attendu.
Montant	Le montant de l'échéance.
Date encaissement	La date à laquelle le paiement a été reçu.
Etat	En instance, Echus ou Payée.
Mode	Le mode de règlement employé.

La liste affiche 50 lignes par page, avec les contrôles de pagination.

La liste est classée par date d'échéance

Contrairement aux autres écrans financiers, celui-ci est trié par date d'échéance et non par ordre de création. Les échéances les plus anciennes remontent donc en tête : c'est le classement le plus utile pour un pointage.

Lire les colonnes de dates

Trois dates cohabitent, et leur comparaison est tout l'intérêt de l'écran :

Comparaison	Ce qu'elle révèle
Date encaissement vide	Le paiement n'a pas encore été enregistré.
Date encaissement ≤ Date échéance	Le client a payé dans les délais.
Date encaissement > Date échéance	Le client a payé en retard : l'écart mesure le retard réel.

Les états sont les mêmes que dans les créances

En instance pour une échéance non réglée dont la date n'est pas passée, Echus pour une échéance non réglée dépassée, Payée une fois l'encaissement enregistré. L'état Echus est calculé automatiquement par rapport à la date du jour.

Les modes de règlement

Mode affiché	Correspond à
Chéque	Un règlement par chèque.
Traite	Une lettre de change.
Virement	Un virement bancaire.
Carte bancaire	Un paiement par carte.
Versement / Numéraire	Un règlement en espèces, ou un versement en agence.

Espèces et versement peuvent être intervertis

Les deux modes En numéraire et Versement espèce, tels qu'ils sont proposés au moment d'encaisser, s'affichent échangés dans cette colonne : ce qui a été enregistré comme un versement apparaît en Numéraire, et inversement.

En cas de doute sur un règlement en espèces, la référence du document saisie à l'encaissement fait foi.

Le mode « Prélèvement bancaire fini » ne s'affiche pas

Il est proposé à l'encaissement mais la colonne Mode ne sait pas l'afficher : la cellule reste vide. Une cellule vide dans cette colonne signale donc soit un prélèvement, soit une échéance pas encore réglée — la colonne Date encaissement permet de trancher.

Retrouver un encaissement

Le champ Filtrer… de la barre supérieure porte sur l'ensemble des encaissements, et non sur la seule page affichée. Saisissez un nom de client ou une référence de facture : la liste se met à jour une demi-seconde après la dernière frappe.

Préparer un rapprochement bancaire

Filtrez sur le client, repérez la ligne au montant correspondant, puis comparez la Date encaissement et le Mode à votre relevé. La référence du document — numéro de chèque ou de virement — a été saisie au moment de l'encaissement, dans Créances.

Messages et dépannage

Situation	Message	Que faire
Un encaissement attendu n'apparaît pas	—	Vérifier qu'il a bien été enregistré depuis Créances.
La colonne Mode est vide	—	Soit l'échéance n'est pas encore réglée, soit le mode est Prélèvement bancaire fini.
La colonne Date encaissement est vide	—	L'échéance n'a pas encore été encaissée.
Un règlement en espèces semble mal qualifié	—	Les modes Numéraire et Versement sont intervertis à l'affichage.
Une créance réglée reste en Echus	—	L'encaissement n'a pas abouti : le refaire depuis Créances.
La session a expiré	Retour automatique à l'écran de connexion	Se reconnecter.

Limites connues de cette version

• Les modes En numéraire et Versement espèce sont intervertis à l'affichage.
• Le mode Prélèvement bancaire fini n'est pas affiché : la cellule reste vide.
• Aucun total n'est affiché : ni cumul de la page, ni cumul général.
• Aucun filtre par période, par état ou par mode de règlement.
• Aucune exportation des données n'est proposée.
• Les flèches de tri des entêtes sont décoratives ; le classement par date d'échéance est imposé.

Voir aussi

• Créances — enregistrer les encaissements et suivre les impayés.
• Caisses — les caisses qui reçoivent les paiements.
• Gestion financière → Caisses — le suivi de trésorerie.
• Chèque — le suivi des chèques.
• Factures de ventes — l'origine des échéances.