Factures d'achats
Objectif
L'écran Factures d'achats recense les factures reçues de vos fournisseurs : leur montant, leur TVA, la modalité de paiement convenue et le justificatif correspondant.
Il sert à deux choses : retrouver une facture et y attacher le document scanné, pour que l'original numérisé soit consultable depuis l'application.
Chaque ligne provient du transfert d'un bon de réception en facture, opéré dans Bons de réception. Aucun formulaire ne permet de créer une facture d'achat depuis cet écran.
Le module est visible pour les comptes disposant du droit Gestion financière.
Accès
- Menu : Gestion financière → Factures d'achats
- Adresse :
/factures-achats - Titre de l'écran : Factures d'achats
La liste des factures
La barre supérieure comporte ☰ menu latéral, 🏠 accueil, champ Filtrer…, nom du compte connecté, sélecteur de langue et menu du compte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Référence | La référence de la facture. |
| Date | La date de la facture. |
| Fournisseur | Le fournisseur émetteur. |
| Valeur HT | Le montant hors taxes. |
| TVA | Le taux de TVA. |
| Valeur TTC | Le montant toutes taxes comprises, calculé à partir du HT et du taux. |
| Paiement | La modalité de paiement convenue. |
| Facture | 👁️ pour consulter le justificatif, si un document est joint. |
| Action | ☁️ pour joindre ou remplacer le justificatif. |
La liste affiche 50 factures par page, avec les contrôles de pagination.
La colonne Valeur TTC n'est pas lue telle quelle : elle est recalculée à partir de la valeur HT et du taux de TVA de la ligne. Si le montant affiché vous surprend, vérifiez d'abord le taux de TVA de la facture.
Consulter le justificatif
Quand un document est joint, une icône 👁️ apparaît dans la colonne Facture. Cliquez dessus : le justificatif s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
Le nom du fichier s'affiche en infobulle au survol de l'icône.
C'est qu'aucun document n'a encore été joint à cette facture. Utilisez l'icône ☁️ de la colonne Action pour en attacher un.
Le justificatif s'ouvre via une adresse directe. Un bloqueur de fenêtres surgissantes peut empêcher son ouverture : autorisez les fenêtres pour le site, puis réessayez.
Joindre le justificatif scanné
- Sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône ☁️ de la colonne Action.
- Le sélecteur de fichiers de votre système s'ouvre.
- Choisissez le fichier scanné et validez.
Le document est envoyé, puis rattaché à la facture. L'icône 👁️ apparaît alors dans la colonne Facture.
Au-delà, l'envoi est refusé avec le message « Le fichier est trop volumineux. La taille maximale autorisée est de 1 Mo. »
Un scan de facture dépasse facilement cette limite. Numérisez en noir et blanc, à une résolution modérée — 150 à 200 dpi suffisent pour une facture — ou compressez le PDF avant de l'envoyer.
La seule confirmation est visuelle : l'icône 👁️ doit apparaître dans la colonne Facture après le rechargement de la liste. Si elle n'apparaît pas, l'envoi a échoué — vérifiez la taille du fichier, puis recommencez.
La facture d'achat est la pièce qui justifie la dépense et la TVA déductible. Attacher le scan au moment où la facture arrive évite d'avoir à la retrouver au moment du contrôle.
Suivre le règlement
Cet écran ne gère pas le paiement : il affiche la modalité convenue, rien de plus. Le règlement s'enregistre dans Dettes, où chaque échéance issue de la facture peut être marquée comme payée.
Messages et dépannage
| Situation | Message | Que faire |
|---|---|---|
| Justificatif joint | Aucun message | Vérifier que l'icône 👁️ est apparue dans la colonne Facture. |
| Fichier trop lourd | Le fichier est trop volumineux. La taille maximale autorisée est de 1 Mo. | Réduire la résolution du scan ou compresser le PDF. |
| L'icône 👁️ n'apparaît pas après l'envoi | Aucun message | L'envoi a échoué : recommencer. |
| Le justificatif ne s'ouvre pas | Aucun message | Autoriser les fenêtres surgissantes pour le site. |
| Une facture attendue n'apparaît pas | — | Vérifier que le bon de réception a bien été transféré en facture. |
| La colonne Paiement est vide | — | La modalité enregistrée ne fait pas partie de celles que la liste sait afficher. |
| La session a expiré | Retour automatique à l'écran de connexion | Se reconnecter. |
Limites connues de cette version
- Aucun message ne confirme l'envoi réussi d'un justificatif.
- Le justificatif joint ne peut pas être supprimé depuis l'interface ; il ne peut être que remplacé.
- La colonne Paiement n'affiche pas toutes les modalités : 45 jours nets, 45 jours fin du mois et Instantané laissent la cellule vide. La modalité enregistrée comme Negociées peut par ailleurs s'afficher À 90 jours fin du mois — le même écart de codage que dans la liste des bons de réception.
- La liste n'offre ni tri, ni filtre par fournisseur ou par période.
- Les flèches de tri des entêtes sont décoratives.
- Aucune suppression ni modification de facture n'est possible.
Voir aussi
- Bons de réception — l'origine des factures d'achats.
- Dettes — les échéances et leur règlement.
- Gestion commerciale → Fournisseurs — les fiches des émetteurs.
- Gestion commerciale → Commandes d'achats — le début du parcours d'achat.